ضرورت و اهمیت ارزیابی آمادگی سازمان قبل از استقرار سیستم های هوش کسب و کار


آﻧﭽﻪ اﻣﺮوزه ﺑﺎﻋﺚ حرکت سازمان ها به سمت هوشمند شدن و اﺳﺘﻘﺮار ﺳﻴﺴﺘﻢﻫﺎی ﻫﻮﺷﻤﻨﺪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺷﺪه اﺳﺖ اﻫﻤﻴﺖ ﺳﺮﻋﺖ و دﻗﺖ ﻋﻤﻞ در ﺗﺼﻤﻴﻢﮔﻴﺮیﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ، ﺑوﻳﮋه در ﺳﻄﻮح اﺳﺘﺮاﺗﮋﻳﻚ ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﻲﺑﺎﺷﺪ. وﻳﮋﮔﻲ اﺻﻠﻲ ﻛﻪ ﺳﻴﺴﺘﻢﻫﺎی ﻫﻮش ﺗﺠﺎری را از ﺳﺎﻳﺮ ﺳﻴﺴﺘﻢﻫﺎی ﭘﺸﺘﻴﺒﺎﻧﻲ از ﺗﺼﻤﻴﻢ ﻣﺘﻤﺎﻳﺰ ﻣﻲﻛﻨﺪ اﻳﺠﺎد ﻳﻚ ﭘﺎﻳﮕﺎه اﻃﻼﻋﺎﺗﻲ ﺗﺤﻠﻴﻠﻲ ﻫﻮﺷﻤﻨﺪ است ﻛﻪ داﻧﺶ و اﻃﻼﻋﺎت در آن ﺑﻪ‌ﺻﻮرت ﻣﻮﺿﻮﻋﻲ و ﺑﺎ اﺳﺘﻔﺎده از ﻣﺘﺪوﻟﻮژیﻫﺎی ﺧﺎﺻﻲ ﻃﺒﻘﻪﺑﻨﺪی ﻣﻲﺷﻮد ﺗﺎ ﻛﺎرﺑﺮان ﺑﺘﻮاﻧﻨﺪ در ﻛﻮﺗﺎهﺗﺮﻳﻦ زﻣﺎن ﺑﻪ درﺳﺖﺗﺮﻳﻦ اﻃﻼﻋﺎت دﺳﺘﺮﺳﻲ داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﻨﺪ. از دﻳﮕﺮ وﻳﮋﮔﻲﻫﺎی ﺳﻴﺴﺘﻢﻫﺎی ﻫﻮش ﺗﺠﺎری آﻧﺴﺖ ﻛﻪ اﻃﻼﻋﺎت را ﺑﻪ ﺻﻮرت ﺧﺎم در اﺧﺘﻴﺎر ﻛﺎرﺑﺮان ﻗﺮار ﻧﻤﻲدﻫﺪ  ﺑﻠﻜﻪ در ﭘﺎﺳﺦ ﺑﻪ ﻧﻴﺎز آنﻫﺎ، اﻃﻼﻋﺎت را ﺗﺤﻠﻴﻞ ﻧﻤﻮده و در ﻗﺎﻟﺐ ﺑﺴﺘﻪﻫﺎی ﺗﺼﻤﻴﻢ ﻳﺎ ﮔﺰارشﻫﺎی ﺗﺤﻠﻴﻠﻲ ﻫﻮﺷﻤﻨﺪ در اﺧﺘﻴﺎر ﻣﺪﻳﺮان ﻗﺮار ﻣﻲدﻫﺪ.

در پاسخ به این سوال که هوش تجاری، هوش سازمانی یا هوش کسب و کار، از چه طریقی بدست می آید و چگونه یک سازمان میتواند به سمت هوشمندی پیش برود تحقیقات و پژوهش های خوبی صورت گرفته است و ابزارهای بسیار متنوع و مناسبی برای این منظور خلق، توسعه و به سازمان ها معرفی شده اند، اما پرسشی که در این پژوهش مطرح شده است، در خصوص ضرورت های حرکت به سمت هوشمندی سازمان ها، لزوم بکارگیری ابزارهای خلق شده در این راستا و بررسی پیش نیازهای لازم برای بهره برداری از این ابزارها است.

برای بررسی دلایل افزایش نیاز به هوشمندی سازمان ها، باید به دنبال پاسخ به این پرسش بود:


    هوشمندی چه دستاوردی برای یک سازمان خواهد داشت؟
    چه نیازهایی را پاسخ میدهد؟
    اگر یک سازمان از هوشمندی بیشتری برخوردار باشد چه مزیتی نسبت به سایر سازمان ها بدست میآورد؟

شکل ‏۱‑۱ هوشمندی سازمان ها در گرو پردازش داده های سازمان هاست (خسروی, ۱۳۹۰)

هوش تجاری از آنجایی که مستقیما با داده ها و اطلاعات سروکار دارد و ویژگی اصلی آن کشف و استخراج و نمایش دانش آشکار و پنهان موجود در این داده ها و اطلاعات ظاهرا قدیمی و زائد است، نیاز به ایجاد بستر و زیرساخت فنی دارد. شکل ۱-۱ زیر ساختی که بتواند داده های موجود در زیر سیستم های جزیره ای یک سازمان را که با چهارچوب‌ها و ابزارهای متفاوتی توسعه یافته‌اند، تجمیع و یکپارچه کند و زمینه بروز هوشمندی را در سازمان مهیا کند.

پیش از برنامه‌ریزی و حرکت به سمت ایجاد زیر ساخت‌ها، نیاز به ارزیابی میزان آمادگی سازمان برای بکار گیری این ابزارها است. متاسفانه بسیاری از شکست هایی که در پروژه های استقرار هوش تجاری در سازمان ها مشاهده شده است، بدلیل عدم وجود آمادگی سازمانی برای پذیرش و اعمال تغییرات مورد نیاز در سازمان هاست. (ویلیامز و ویلیامز, ۲۰۰۴) حتی در برخی موارد ارزیابی آمادگی سازمان، میتواند منجر به اخذ تصمیماتی گردد که نه تنها باعث تسهیل روند استقرار هوش تجاری در سازمان گردد، بلکه باعث بهبود اثر بخشی آن نیز باشد.

به عنوان مثال حرکت سازمان به سمت استقرار  نظام مدیریت دانش یکی از مولفه های آمادگی سازمان هاست. بطوریکه میتوان گفت استفاده کامل از ابزارهای هوش تجاری، در گرو استقرار مدیریت دانش در سازمان هاست و تحقق مدیریت دانش، متضمن هوشمندی سازمان ها. (ریچارد و همکاران, ۲۰۰۹)[۱]

یافتن پاسخ برای این پرسش ها بدون توجه به ویژگی های محیط امروز کسب و کار و فشارهای آن بر سازمان ممکن نیست. از دیدگاه پورتر مهمترین فشارهای محیطی بر کسب و کار سازمان ها در عصر حاضر عبارتند از :

    خطر ورود رقبای جدید
    قدرت معامله و چانی زنی تامین کنندگان سازمان
    قدرت معامله و چانی زنی مشتریان سازمان
    خطر جایگزینی کالاها و خدمات جدید
    رقابت بین شرکتهای موجود در صنعت

برای مقابله با تهدیدها و فشارهای فوق، سازمان ها باید بدنبال استراتژی هایی باشند که ضمن تحقق اهداف سازمانی، یک مزیت رقابتی را برای سازمان به همراه آورند که حاصل این مزیت رقابتی پاسخگویی به این فشارهای محیطی است. پورتر ۱۲ استراتژی را برای ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان ها پیشنهاد نموده که عبارتند از:

    استراتژی مدیریت و رهبری قیمت
    استراتژی تمایز
    استراتژی تمرکز بر روی یک گروه خاص از مشتریان
    استراتژی رشد تساعدی
    استراتژی اتحاد
    استراتژی نوآوری
    استراتژی اثربخشی عملیاتی
    استراتژی مشتری محوری
    استراتژی زمان
    استراتژی موانع ورود
    استراتژی مقید کردن مشتریان یا تامین کنندگان
    استراتژی افزایش هزینه های رفتن مشتریان یا تامین کنندگان به سمت رقبا

و اجرای این استراتژی ها بر اساس مدل زنجیره ارزش پورتر قابل تحلیل است. مدل زنجیره ارزش پورتر دارای این ویژگی است که هم در سازمان های خصوصی و هم دولتی قابلیت پیاده سازی و اجرا دارد و با تحلیل عملیات یک سازمان، افزایش بازدهی، کارآیی و رقابت پذیری را به ارمغان میآورد.

فناوری اطلاعات ابزارهای بسیار متنوعی را برای اجرای هر یک از استراتژی های فوق الذکر در اختیار سازمان ها قرار میدهد اما نکته حایز اهمیت بحث حساسیت روی داده ها و اطلاعات سازمان هاست.

در واقع عاملی که میتواند باعث موفقیت یک سازمان در اجرای استراتژی ها و مقابله با فشارهای محیطی و در نهایت دستیابی به اهداف سازمانی شود، توانایی سازمان در گردآوری، ذخیره سازی، طبقه بندی و بهره برداری از داده ها، اطلاعات و دانش سازمان در جهت تحقق اهداف سازمان است.

در محیطی که مهمترین مولفه آن سرعت تغییرات است بدون شک کارسازترین عامل در موفقیت سازمان ها چابکی خواهد بود. سازمان چابک یا سازمان ناب سازمانی است که با بهره گیری از نیروی انسانی توانمند و یادگیرنده در محیطی مبتنی بر دانش و با استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات،  هوشمند و منعطف باشد.

ضرورت استقرار ابزارهای هوشمندی کسب و کار در سازمان ها در عصر دانایی و در جامعه اطلاعاتی از ابعاد مختلف قابل بررسی است، از دیدگاه مدیریت ارشد سازمان، استفاده از ابزارهای هوش تجاری برای تحلیل وضعیت جاری سازمان، تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت، بروز رسانی و کنترل شاخص های عملکرد، تحلیل رقبا، تجزیه و تحلیل فرصت ها و چالش های سازمان مفید است. از دیدگاه مدیریت اجرایی، هنگام اتخاذ تصمیمات در فضاهای عدم اطمینان و مبهم با پیش بینی و تخمین نتایج اتخاذ تصمیمات، از دیدگاه مدیریت مالی برای رصد کردن و کنترل گزارش های مالی و شاخص های عملکردی، از دیدگاه مدیریت زنجیره تامین برای کنترل و بهبود روابط با تامین کنندگان و شرکاء سازمان، از دیدگاه مدیریت ارتباط با مشتریان برای شناسایی، دسته بندی، سیاستگذاری و بهبود ارتباط با مشتریان سازمان و…

با توجه به مطالعات انجام شده در ادبیات موضوع، ضرورتهای استفاده از هوش تجاری در سازمان ها را میتوان به صورت زیر دسته بندی کرد: (خسروی, ۱۳۹۰)

    مهم ترین نیاز یک مدیر، داشتن اطلاعات دقیق برای اتخاذ تصمیم درست است و عوامل زیر در تصمیم گیری استراتژیک یک سازمان مؤثر می باشند:
    دسترسی، جمع آوری و پالایش داده ها و اطلاعات مورد نیاز٫
    پردازش، تحلیل و نتیجه گیری بر اساس دانش.
    اعمال نتیجه و نظارت بر پیامدهای اجرای آن.

سازمان هایی با مدیریت قدیمی که از هوش سازمانی استفاده نمی کنند در تصمیم گیری ها معمولاً با مشکلات مختلفی روبرو هستند از جمله داشتن داده های حجیم، پیچیدگی تحصیل آنها و عدم توانایی پیگیری فرآیندها و نتایج تصمیمات گرفته شده و لذا تصمیمات اشتباه در این سازمان ها نتایج خود را به طور روشن نشان نمی دهد و یا دیرهنگام نشان می دهد این سازمانها نگاهی جامع از وضعیت جاری و آینده خود ندارند.

ضرورت دیگر استفاده از هوش سازمانی، نیاز به مدیریت دانش در سازمانها است. سازمانها نیاز به مدیریت هوشمند اطلاعات خود یعنی مهمترین دارایی سازمان دارند. هوش سازمانی باعث مدیریت بهتر این داده ها می شود. از آنجا که سازمانها نیاز دارند خودشان را با دانش روز تطبیق داده و همواره بروز باشند و خود را بر اساس شرایط مخاطبین، مشتریان، بازار و شرایط جدید خارج از سازمان هماهنگ سازند بحث آموزش مستمر کارکنان و حافظه سازمانی در نگهداری و استفاده از آموزش های سازمانی بسیار پر اهمیت است و هوش سازمانی به عنوان یک ضرورت در اینجا مطرح می شود و باعث افزایش بهره وری آموزشی و حفظ دانش سازمان می شود. (کدی و همکاران, ۲۰۰۲)[۲]

ﺗﻌﺎرﯾﻒ ﻣﺘﻌﺪدی ﺑـﺮای ﻫـﻮش ﺗﺠﺎری وﺟﻮد دارد اﻣﺎ ﺗﻌﺮﯾﻒ ﮐﺎرﮔﺎه ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ داﻧﺶ و ﻫﻮش ﺗﺠﺎری (KMBI) [3]در اﯾﻦ زﻣﯿﻨﻪ ارﺟﺢ اﺳﺖ. آنﻫﺎ ﻫـﻮش ﺗﺠــﺎری را ﺑــﻪ ﻋﻨــﻮان ﯾــﮏ ﻣــﺪل ﭘﺎﯾــﻪای ﻓﻌــﺎل و راﻫﮑــﺎر دﺳﺘﯿﺎﺑﯽ ﺑﻪ اﻫﺪاف ﭼﺸﻢاﻧﺪاز، ﺟﻬﺖ ﮐﺸﻒ ﻣﻮارد ﻣﺨﻔـﯽ و ﺗﺼﻤﯿﻢﮔﯿﺮی در اﻧﺪازهﻫﺎی ﺑﺰرگ از دادهﻫﺎی ﮐﺴـﺐ و ﮐـﺎر  ﺑﺮای اﻃﻼع رﺳﺎﻧﯽ ﺑﻬﺘﺮ ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﺗﺼﻤﯿﻢﮔﯿـﺮی ﮐﺴـﺐ و ﮐـﺎر ﺗﻌﺮﯾﻒ ﮐﺮده اﻧﺪ.

ﮔﺮوه ﮔﺎرﺗﻨﺮ در ﮔﺰارش “ﭘﯿﺸﮕﻮﯾﯽ ۲۰۰۴” در ﻣـﻮرد  ﻫﻮش ﺗﺠﺎری و اﻧﺒﺎر داده، درﯾﺎﻓﺘﻨﺪ ﮐﻪ:


۱- ﺑﺴﯿﺎری از ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎ در ﺳﺎل ۲۰۰۴ ﺗﻼش ﺧﻮد را ﺑﺮای ﺗﻨﻈﯿﻢ ﮐﺮدن اﺳﺘﺮاﺗﮋیﻫﺎی ﺳﺮﻣﺎﯾﻪﮔﺬاری وﺳﯿﻊ ﻫﻮش ﺗﺠﺎری و اﺟﺮای ﺑﻬﺘﺮﯾﻦ اﻟﮕﻮﻫﺎ ﻣﺘﻤﺮﮐﺰ ﻧﻤﻮدﻧﺪ.

۲- ﺑﺨﺶ ﻃﺮاﺣﯽ و ﻣﻬﺎرتﻫﺎ در ﭘﯿﺎدهﺳﺎزی ﻣﻮﻓﻖ ﻫﻮش ﺗﺠﺎری ﮐﻠﯿﺪ اﺻﻠﯽ ﻣﻮﻓﻘﯿﺖ در ﺑﺴﯿﺎری از ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎ اﺳﺖ.
ﮔﺮوه ﮔﺎرﺗﻨﺮ در “ﮔﺰارش ﺑﺎزار ﻧﺮم اﻓﺰار ﻫﻮش ﺗﺠـﺎری: اروﭘﺎ ۲۰۰۰-۲۰۰۷” ﻧﺸﺎن ﻣﯽدﻫﺪ ﮐﻪ درآﻣﺪ ﻧﺮماﻓﺰارﻫـﺎی ﻫﻮش ﺗﺠﺎری از ۵۷۹ ﻣﯿﻠﯿﻮن دﻻر در ﺳﺎل ۲۰۰۳ ﺑـﻪ  ۸۲۳ ﻣﯿﻠﯿﻮن دﻻر در ﺳﺎل ۲۰۰۷ در اروﭘﺎ رﺳﯿﺪه اﺳﺖ.

سوالی که در خصوص هوشمندی سازمان برای مدیران مطرح است این است که آیا سازمان آماده استقرار سیستم های توانمند ساز، تصمیم یار و هوشمند میباشد یا خیر؟ دلیل اصلی این مشکل، عدم اطلاع کافی آنها از پیش نیازهای استقرار هوش تجاری در سازمان هاست. سوالات زیر در این زمینه مطرح است:

    پیاده سازی هوش تجاری در سازمان ما مستلزم وجود چه پیش نیازهایی است؟ چه امکانات و زیر ساخت های فناورانه ای مورد نیاز است؟
    چه میزان دانش و تخصص نیروی انسانی متخصص لازم  و کافی خواهد بود؟
    فرهنگ سازمانی متناسب برای استقرار موفق هوش تجاری در سازمان کدام است؟
    با چه ابزارها و تکنیک هایی میتوان میزان آمادگی سازمان را برای استقرار موفق هوش تجاری اندازه گرفت؟
    سیاست و رویکرد اصلی سازمان نسبت به استقرار هوش تجاری باید به چه صورت باشد؟
    در صورتی که سازمان شرایط لازم برای استقرار موفق سیستم های هوش تجاری را ندارد، چه تصمیماتی برای بهبود شرایط باید اتخاذ شود؟

  اگر بتوانیم پاسخی برای پرسش های فوق بیابیم مدیر میتواند تصمیات درست تر و منطقی تری اتخاذ کنند و به این ترتیب ضریب شکست پروژه های استقرار هوش تجاری در سازمان ها پایین خواهد آمد.

[۱] Richard T. Herschel and Nary E. Jones
[۲] W F Cody; J T, Kerulen; V Krishna; W S Spangle
[۳] Knowledg Management Business Intelligence





ثبت نظرات: