شاخص‌های کلیدی عملکرد ویژه مدیران

هدایت یک تیم یا سازمان، چالشی بزرگ و خطیر است. در این مسیر، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) نقشی حیاتی ایفا می‌کنند و گویی سکان هدایت را در دستان شما قرار می‌دهند. شاخص های کلیدی عملکرد ویژه مدیران، دریچه‌ای به سوی دنیای شفافیت و پاسخگویی می‌گشایند. با اتکا به این شاخص‌ها، می‌توانید عملکردتان را به طور شفاف به ذینفعان مختلف اعم از کارکنان، سهامداران و مشتریان نشان داده و اعتماد و اطمینان آنها را جلب کنید.

با استفاده از این ابزار قدرتمند، می‌توانید عملکرد خود و تیمتان را به طور دقیق اندازه‌گیری و رصد کنید، نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرده و در مسیر پیشرفت و تعالی گام بردارید. اما این شاخص ها چه هستند و چه کاربردی دارند؟ در ادامه با ما همراه باشید تا به زبانی ساده و کاربردی، به این پرسش‌ها پاسخ دهیم و شما را با کاربردهای وسیع شاخص های کلیدی عملکرد (KPI ها) آشنا کنیم.

ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیران فرآیندی است که به منظور آگاهی از عملکرد سازمان و ارایه بازخوردهای لازم جهت بهبود و ارتقای عملکرد سازمانی به انجام می‌رسد. از این رو، استقرار نظام کنترل و ارزیابی عملکرد عاملی حیاتی برای پیاده سازی مؤثر استراتژی‌های سازمان محسوب می‌شود. فقدان چنین نظامی، موجب عدم اطلاع مدیران از چگونگی انجام فعالیت‌های درون سازمانی و نیز شرایط حاکم بر محیط بیرونی سازمان می‌شود که این امر می‌تواند منجر به کاهش کارایی و اثربخشی سازمان شود. با این وصف، سازمان‌ها برای حصول اطمینان از تحقق برنامه‌های خود و همچنین رضایت ذینفعان، باید با استفاده از روش‌های علمی و با به کارگیری شاخص های کمّی و کیفی مناسب عملکرد خود را مورد پایش مستمر قرار دهند.

ارزیابی عملکرد مدیران

در دنیای پرتلاطم امروز، سازمان‌ها به مثابه کشتی‌هایی در دریای مواج رقابت هستند. و در این میان، نقش ناخدایِ کشتی، یعنی مدیر، نقشی حیاتی و تعیین‌کننده است. عملکرد مدیر، مسیر سازمان را به سویِ موفقیت یا شکست رهنمون می‌شود. از این رو، ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیران، به مثابه سنجش سلامت کشتی و گامی حیاتی در جهت بهبود عملکرد آن است.

چرا ارزیابی عملکرد مدیران اهمیت دارد؟

ارزیابی عملکرد مدیران، فواید متعددی برای سازمان به ارمغان می‌آورد:

• شناسایی نقاط قوت و ضعف: ارزیابی عملکرد، نقاط قوت و ضعفِ مدیران را آشکار می‌کند و زمینه را برایِ ارتقایِ نقاط قوت و بهبودِ نقاط ضعف فراهم می‌کند.
• افزایشِ انگیزه و تعهد: ارزیابی عملکرد، زمانی که به درستی انجام شود، به مدیران انگیزه می‌دهد تا عملکردِ خود را ارتقا دهند و تعهدِ بیشتری نسبت به وظایفشان داشته باشند.
• بهبود عملکرد سازمان: با ارتقایِ عملکردِ مدیران، شاهدِ بهبودِ عملکردِ کلیِ سازمان خواهیم بود.
• ایجاد عدالت و انصاف: ارزیابی عملکرد، سیستمی عادلانه و منصفانه برایِ پاداش و ترفیعِ مدیران فراهم می‌کند.
• شناسایی مدیران مستعد: ارزیابی عملکرد، به شناساییِ مدیرانِ مستعد و توانمند کمک می‌کند و زمینه را برایِ پرورشِ رهبرانِ آینده فراهم می‌کند.

معیار های ارزیابی عملکرد مدیران

معیارهایِ متعددی برایِ ارزیابی عملکردِ مدیران وجود دارد. برخی از این معیارها عبارتند از:

• مهارت‌های رهبری: تواناییِ هدایت و راهنماییِ کارکنان، ایجادِ انگیزه در آنها، و ایجادِ یک محیطِ کاریِ مثبت و سازنده.
• مهارت‌های تصمیم‌گیری: تواناییِ اخذِ تصمیماتِ درست و به‌موقع در شرایطِ مختلف.
• مهارت‌های ارتباطی: تواناییِ برقراریِ ارتباطِ مؤثر با کارکنان، مشتریان، و سایر ذینفعان.
• تواناییِ حلّ مسئله: تواناییِ شناسایی و حلّ مسائلِ مربوط به کار و سازمان.
• دانش و تخصص: دانش و تخصصِ لازم در زمینه‌یِ کاریِ خود.
• عملکردِ مالی: دستیابی به اهدافِ مالیِ سازمان.
• رضایتِ کارکنان: میزانِ رضایتِ کارکنان از عملکردِ مدیر.

روش های ارزیابی عملکرد مدیران

روش‌هایِ متعددی برایِ ارزیابی عملکرد مدیران وجود دارد. برخی از این روش‌ها عبارتند از:

• ارزیابی ۳۶۰ درجه: در این روش، از مدیرانِ مافوق، همکاران، و کارکنانِ زیردستِ مدیر برایِ ارزیابیِ عملکردِ او نظرخواهی می‌شود.
• ارزیابی بر اساسِ اهداف: در این روش، عملکردِ مدیر بر اساسِ میزانِ دستیابیِ او به اهدافِ تعیین‌شده ارزیابی می‌شود.
• ارزیابی بر اساسِ شایستگی‌ها: در این روش، عملکردِ مدیر بر اساسِ شایستگی‌هایِ لازم برایِ انجامِ وظایفِ شغلیِ او ارزیابی می‌شود.

اصلی ترین شاخص های ارزیابی عملکرد مدیران کدامند؟

این شاخص ها معمولا در ارزیابی عملکرد سازمان، جاری سازی استراتژی‌ها و خصوصا در پروژه‌های کارت امتیازی متوازن استفاده می‌شوند. شاخص های کلیدی عملکرد به هفت دسته اصلی تقسیم می‌شود که هر یک از آن‌ها ممکن است شامل ده‌ ها شاخص باشد منتها در اینجا مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌شود:

• شاخص های بهره برداری دارایی (نرخ سربار، نسبت فروش به سرمایه در گردش، گردش سرمایه گذاری، نقطه سربه سر)
• شاخص های عملکرد عملیاتی (حاشیه سود فروش خالص و ناخالص، نسبت اهرم عملیاتی)
• شاخص های جریان نقدی (جریان نقدی عملیاتی، پوشش هزینه های ثابت)
• شاخص های نقدشوندگی (نسبت جاری، نسبت آنی، نسبت نقدی، گردش موجودی)
• شاخص های ساختار سرمایه و توانگری مالی (نسبت پوشش بدهی، شاخص کیفیت دارایی، نسبت اهرمی، احتمال ورشکستگی آلتمان)
• شاخص های بازدهی سرمایه گذاری(درصد بازدهی حقوق صاحبان سهام ROE ، نسبت سود تقسیمی)
• شاخص های عملکرد بازار (هزینه سرمایه ، نسبت قیمت به درآمد P/E)

امروزه با توجه به حجم انبوه اطلاعات و ظرفیت پردازشی بالا که به مراتب ارزان‌تر از قبل در اختیار شرکت‌ها قرار دارد، مدیران موفق کسانی هستند که بتوانند از بین انبوه داده‌ها و با استفاده از هوش تجاری اطلاعات ناب را تولید کرد و در تصمیمات خود بکار گیرند.

هوش تجاری و داشبوردهای مدیریتی کالای لوکس نیست که محدود به شرکت‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات باشد و امروزه جزو شرط لازم و نه کافی موفقیت در همه بنگاه‌ها است.

شاخص های ارزیابی عملکرد مدیران

شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) معیارهایی هستند که برای سنجش و ارزیابی عملکرد افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها به کار می‌روند. KPIs به مدیران کمک می‌کند تا به طور موثرتری عملکرد خود و تیم خود را رصد و ارزیابی کنند و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهند.

انواع مختلفی از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI ها) وجود دارد که مدیران می‌توان از آنها برای ارزیابی عملکرد استفاده کرد:

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI ها) مرتبط با وظایف:

• درصد دستیابی به اهداف: این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به سنجش میزان دستیابی به اهداف تعیین شده در دوره زمانی مشخص می‌پردازد.
• میانگین زمان انجام وظایف: این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به سنجش میانگین زمان لازم برای انجام وظایف مختلف می‌پردازد.
• کیفیت کار: این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به سنجش کیفیت کار انجام شده می‌پردازد.

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI ها) مرتبط با رهبری:

• رضایت کارکنان: این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به سنجش میزان رضایت کارکنان از عملکرد مدیر می‌پردازد.
• میزان تعهد کارکنان: این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به سنجش میزان تعهد کارکنان به سازمان و وظایف خود می‌پردازد.
• میزان گردش کارکنان: این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به سنجش میزان ترک شغل کارکنان در یک دوره زمانی مشخص می‌پردازد.

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI ها) مرتبط با توسعه:

• تعداد دوره‌های آموزشی گذرانده: این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به سنجش تعداد دوره‌های آموزشی گذرانده توسط مدیر در یک دوره زمانی مشخص می‌پردازد.
• میزان پیشرفت در مهارت‌ها: این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به سنجش میزان پیشرفت مدیر در مهارت‌های مختلف در یک دوره زمانی مشخص می‌پردازد.
• میزان رضایت از برنامه‌های توسعه: این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به سنجش میزان رضایت مدیر از برنامه‌های توسعه ارائه شده توسط سازمان می‌پردازد.

مدیرعامل شرکت به مثابه خلبان سکان شرکت را در اختیار دارد. همانطور که خلبان در کاکپیت مدام در حال کنترل سرعت و فشار و سوخت، وزن و گیج‌های مختلف است و با توجه به وضعیت آن‌ها سکان و اهرم‌هایی را در اختیار دارد و تصمیمش می‌گیرد و یا حتی تغییر مسیر می‌دهد، مدیران ارشد شرکت هم با توجه به شاخص های عملکرد در واقع سکان حرکت شرکت را در اختیار دارند و باید سرعت و مسیر و ملزومات و منابع لازم را تعیین کنند.

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI ها) مرتبط با عملکرد مالی:

• سودآوری: افزایش سودآوری، یکی از مهم‌ترین اهداف هر سازمانی است. به همین دلیل، سودآوری یکی از شاخص های کلیدی عملکردی است که به طور رایج در ارزیابی مدیران مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• بازگشت سرمایه (ROI): این شاخص نشان می‌دهد که به ازای هر واحد سرمایه‌گذاری، چه مقدار سودآوری حاصل شده است.
• هزینه‌ها: مدیران باید در تلاش باشند تا هزینه‌ها را به طور مؤثر مدیریت و کنترل کنند.

کاربران شاخص های کلیدی عملکرد چه کسانی هستند

شاخص های ارزیابی عملکرد معمولا به دو صورت توسط کاربران استفاده می‌شود. حالت اول برای مقایسه عملکرد شرکت با گذشته یا روند فعالیت و حالت دوم برای مقایسه با رقبا یا متوسط بازار. شاخص های کلیدی عملکرد توسط افراد زیر به کار گرفته می‌شود و در واقع این افراد کاربران شاخص های کلیدی عملکرد هستند:

• هیأت مدیره شرکت‌های سهامی برای کنترل عملکرد شرکت و میزان تحقق اهداف استراتژیک
• مدیرعامل شرکت‌های تولیدی و خدماتی برای ارزیابی عملکرد واحدهای مختلف و برنامه ریزی و تخصیص اثربخش منابع
• مدیران میانی شرکت‌ها در بخش‌های مالی، حسابداری، تولید، بازاریابی و فروش، برای کنترل عملکرد داخلی واحدها و محاسبه کارایی و اثربخشی کارکنان
• سهامداران برای ارزیابی کیفیت نتایج مالی شرکت‌ها
• مشاوران مدیریت برای طراحی نظام‌های سنجش عملکرد در سازمان‌ها

گام هایی برای بهبود ارزیابی عملکرد مدیران

برایِ بهبودِ ارزیابی عملکردِ مدیران، می‌توان گام‌هایِ زیر را برداشت:

• تعیینِ معیارهایِ شفاف و روشن: معیارهایِ ارزیابی باید شفاف و روشن باشند تا مدیران به طورِ دقیق بدانند که بر اساسِ چه معیارهایی ارزیابی می‌شوند.
• استفاده از روش‌هایِ متعددِ ارزیابی: استفاده از روش‌هایِ متعددِ ارزیابی، به جامعیت و دقتِ ارزیابی کمک می‌کند.
• ارائهِ بازخوردِ سازنده: ارائهِ بازخوردِ سازنده به مدیران، به آنها کمک می‌کند تا عملکردِ خود را ارتقا دهند.
• ایجادِ فرهنگِ یادگیری: ایجادِ فرهنگِ یادگیری در سازمان، به مدیران انگیزه می‌دهد تا به طورِ مداوم مهارت‌ها و دانشِ خود را ارتقا دهند.

جمع بندی

ارزیابی عملکرد مدیران تنها یک ابزار کنترلی نیست، بلکه راهبردی کلیدی برای بهبود کیفیت مدیریت و تضمین موفقیت سازمان محسوب می‌شود. با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد مدیران (KPIs) می‌توان نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرده، انگیزه و تعهد را تقویت نمود و زمینه رشد پایدار سازمان را فراهم کرد. به همین دلیل، سازمان‌هایی که سیستم ارزیابی عملکرد قوی دارند، مسیر روشن‌تری برای دستیابی به اهداف استراتژیک خود طی می‌کنند.