داشبورد مدیریتی چیست

داشبورد به صفحه‌ای گرافیکی از گزارشات شاخص‌های عملکرد می‌گویند که با اهداف سازمان یا فرآیندهای آن مرتبط است. مفهوم داشبورد از داشبورد اتومبیل گرفته شده که در یک نگاه وضعیت‌های مهم را به اطلاع راننده می‌رساند. داشبوردها تاثیر بسزایی در تصمیم گیری‌های مدیریتی دارند و همچنین وضعیت خوب و یا بد، بهتر و بدتر را هشدار می‌دهد.

داشبورد مدیریتی در کسب و کار شما شبیه داشبورد اتومبیل عمل خواهد کرد. میزان کیلومتر طی شده، دمای آب رادیاتور، میزان بنزین باقیمانده در باک، سرعت، وضعیت ایمنی و … مجموعه اطلاعاتی است که داشبورد نصب شده در اتومبیل به صاحبان آن ارائه خواهد داد. کلیه این اطلاعات با وجود حیاتی و لازم بودن تنها به صورت یک هشدار عمل خواهند نمود و نسبت موفقیت به نحوه تصمیم گیری و سرعت عمل صاحب اتومبیل وابسته می‌باشد.

شاید به نظر برسد که داشبورد اتومبیل تنها یک لایه نمایش شکیل با طراحی مناسب است، اما چند لحظه به اتومبیلی فکر کنید که نمی‌توانید اطلاعی از وضعیت درونی آن داشته باشید و تمام سفرتان را باید با حدس و گمان و احتمال‌های غلط و درست و تصمیم گیری‌های مبهم طی کنید! و این وضعیت قطعاً غیر قابل تحمل خواهد بود.
داشبورد مدیریتی این امکان را به مدیران شرکت شما می‌دهد که در هر لحظه عملکرد سازمان خود را مشاهده کرده و وضعیت آن را نسبت به هدف نهایی تان پایش کنید. برای این منظور می‌بایست شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI: Key Performance Indicator) سازمان و واحدها تعریف شود تا بتوان در هر لحظه از وضعیت شرکت و عملکردها واحدهای سازمانی مطلع شد.

سیستم‌های داشبورد مدیریتی و تصمیم گیری مدیریتی

بزرگ‌ترین بیماری یک سازمان کمبود اطلاعات دقیق و به موقع می‌باشد. با وجود این حقیقت، مدیران برای تصمیم گیری تحت فشار هستند و معمولا بر اساس یک تصمیم گیری حدسی مجبور به ریسک می‌شوند. این ریسک‌ها بعضا باعث از دست رفتن یکسری سودها و منافع کسب و کار می‌شوند. بستر هوش کسب و کار و داشبورد مدیریتی امکان مدیریت داده‌ها، دستیابی به داده‌ها و تحلیل داده‌ها را در زمان و هزینه کمتر امکان پذیر می‌سازد. این شرکت در این حوزه دارای ابزارها و تجربیات بسیار ارزنده‌ای است، حوزه‌هایی که سطوح استراتژیک و فرایندی را پوشش داده و امکان مانیتورینگ شاخص‌ها و سازمان را به راحتی میسر می‌سازد.

دلایل استفاده از داشبورد مدیریتی

با استفاده از این سیستم مدیران ارشد سازمان می‌توانند به سادگی در یک محیط زیبا و غیر پیچیده، بر شاخص‌های عملکردی سازمان، بخش و یا واحد خود نظارت کامل و به روز داشته باشند. همچنین استفاده کنندگان اصلی داشبورد زمان زیادی از روز را خارج از محل کارشان می‌باشند، داشبورد این امکان را برایشان مهیا می‌کند که از راه دور به اطلاعات مورد نظرشان دسترسی داشته باشند.

مزایای داشبورد مدیریتی

– تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان (KPI)

– نظارت بر عملکرد سازمان و واحدها

– کمک به تصمیم گیری سریع‌تر و بهتر

– نمایش وضعیت کل سازمان در یک نگاه

– دسترسی سریع به اطلاعات از مجموعه چند منبع

مراحل کلی طراحی و پیاده سازی سیستم

فاز اول: شناسایی فرایندهای سازمان

فاز دوم: تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان و واحدها (KPI)

فاز سوم: طراحی سیستم داشبورد مدیریتی

فاز چهارم: طراحی و پیاده سازی نرم افزار

– راه حل‌های این حوزه شامل هوش تجاری BI، داشبوردهای مدیریتی، Throughput Accounting (سود و زیان لحظه‌ای) و ابزار گزارشات تلفیقی مدیریتی می‌باشد.

– این سیستم‌های توان اتصال به اکثر زیر سیستم‌های موجود شرکت‌ها را داشته و تغییراتی در لایه‌های نرم افزاری و مدیریت فعلی اعمال نمی‌نماید.

اینک با رشد صنعت فناوری اطلاعات و کسب تجربیات گوناگون در حوزه جمع آوری، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات، موضوع “معنا بخشیدن به داده‌ها” و آسان کردن فرآیند تصمیم سازی، هم زمان در مرکز توجه کارشناسان فناوری اطلاعات و متخصصان علم مدیریت و کسب و کار قرار گرفته است. “راه حل پایگاه داده تحلیلی و هوش تجاری” فناوری جدیدی است که پس از جمع آوری، ذخیره، پاکسازی، تجمیع، تحلیل و بازیابی اطلاعات، فرآیند تصمیم‌گیری را برای مدیران آسان می‌سازد. به عبارت دیگر هوش تجاری را می‌توان همانند یک پالایشگاه داده تصور کرد که گردش داده در آن موجب ارزش افزوده خواهد شد.

ویژگی‌های اصلی ایجاد داشبورد مدیریتی:

۱)   ساده و روان سازی اطلاعات برای سهولت در برقراری ارتباط با کاربران

۲)   دارای حداقل پراکندگی که موجب سر درگمی کاربران نشود.

۳)  پشتیبانی از کسب و کار سازمان با استفاده از داده‌های مفید فرآیندهای کاری

۴) ارائه و نمایش بصری (Visual) اطلاعات با استفاده از قوه ادراک بصری انسان

۵) چشم نواز و راحت برای نمایش مهم‌ترین موضوعات سازمان

شاخص‌های ارزیابی عملکرد

شاخص‌های ارزیابی عملکرد یکی از ابزارهای پرکاربرد در هوش تجاری BI به شمار می‌آید. طبقه بندی شاخص به لحاظ کاربرد در سطوح مختلف مدیریتی سازمان استفاده می‌شود. در واقع معیارهای اندازه گیری مالی و غیر مالی هستند که به منظور تعیین کیفیت اهداف و انعکاس عملکرد استراتژیک یک سازمان بکار برده می‌شوند .

این شاخص‌ها در سه گروه کلی طبقه بندی می‌شوند.

۱) شاخص‌های ارزیابی (Measures)

این شاخص‌ها شامل مقادیری است که در کلیه سطوح سازمان به ویژه سطح عملیات استفاده می‌شود. تعداد این شاخص‌ها بستگی به حوزه‌ی فرآیندها و کسب و کار سازمان دارد. شاخص‎‌های عملیاتی (Practical) از این نوع شاخص‌ها می‌باشد.

۲)  شاخص‌های عملکرد – Performance Indicator(PI)

این شاخص مستقیماً اشاره به پایش یا ارزیابی عملکرد موضوع خاصی در سازمان دارد که عمدتاً با برنامه‌ها و یا اهداف کسب و کار مرتبط است. استفاده کنندگان این شاخص‌ها مدیران یک سازمان می‌باشند که به تناسب ارتباط کاری از هر یک از این شاخص‌ها استفاده خواهند کرد. شاخص‌های مالی و منابع انسانی که عمدتاً مقادیر عددی هستند از این گروه به شمار می‌روند.

۳) شاخص‌های عملکرد کلیدی –Key Performance Indicator (KPI)

این بخش از شاخص‌های کلیدی‌، تعدادی محدود از شاخص‌ها هستند که با اهداف استراتژیک سازمان مرتبط اند و یا به عبارت دیگر از نقطه نظر مدیران ارشد سازمان پایش و کنترل این شاخص‌ها برای سازمان حیاتی است. شاخص‌های هدایتی (Directional) که سمت و سوی سازمان را نشان می‌دهند از این قبیل شاخص‌ها می‌باشند.