آﻧﭽﻪ اﻣﺮوزه ﺑﺎﻋﺚ حرکت سازمانها به سمت هوشمند شدن و اﺳﺘﻘﺮار ﺳﻴﺴﺘﻢﻫﺎی ﻫﻮﺷﻤﻨﺪ ﺳﺎزﻣﺎنی ﺷﺪه اﺳﺖ اﻫﻤﻴﺖ ﺳﺮﻋﺖ و دﻗﺖ ﻋﻤﻞ در ﺗﺼﻤﻴﻢﮔﻴﺮیﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎنی، به وﻳﮋه در ﺳﻄﻮح اﺳﺘﺮاﺗﮋیک ﺳﺎزﻣﺎن میﺑﺎﺷﺪ. وﻳﮋگی اصلی ﻛﻪ ﺳﻴﺴﺘﻢﻫﺎی ﻫﻮش ﺗﺠﺎری را از ﺳﺎﻳﺮ ﺳﻴﺴﺘﻢﻫﺎی ﭘﺸﺘﻴﺒﺎنی از ﺗﺼﻤﻴﻢ ﻣﺘﻤﺎﻳﺰ میﻛﻨﺪ اﻳﺠﺎد یک ﭘﺎﻳﮕﺎه اﻃﻼﻋﺎتی تحلیلی ﻫﻮﺷﻤﻨﺪ است ﻛﻪ داﻧﺶ و اﻃﻼﻋﺎت در آن ﺑﻪﺻﻮرت ﻣﻮﺿﻮعی و ﺑﺎ اﺳﺘﻔﺎده از ﻣﺘﺪوﻟﻮژیﻫﺎی ﺧﺎصی ﻃﺒﻘﻪﺑﻨﺪی میﺷﻮد ﺗﺎ ﻛﺎرﺑﺮان ﺑﺘﻮاﻧﻨﺪ در ﻛﻮﺗﺎهﺗﺮﻳﻦ زﻣﺎن ﺑﻪ درﺳﺖﺗﺮﻳﻦ اﻃﻼﻋﺎت دﺳﺘﺮسی داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﻨﺪ. از دﻳﮕﺮ وﻳﮋگیﻫﺎی ﺳﻴﺴﺘﻢﻫﺎی ﻫﻮش ﺗﺠﺎری آن است ﻛﻪ اﻃﻼﻋﺎت را ﺑﻪ ﺻﻮرت ﺧﺎم در اﺧﺘﻴﺎر ﻛﺎرﺑﺮان ﻗﺮار نمیدﻫﺪ ﺑﻠﻜﻪ در ﭘﺎﺳﺦ ﺑﻪ ﻧﻴﺎز آنﻫﺎ، اﻃﻼﻋﺎت را ﺗﺤﻠﻴﻞ ﻧﻤﻮده و در ﻗﺎﻟﺐ ﺑﺴﺘﻪﻫﺎی ﺗﺼﻤﻴﻢ ﻳﺎ ﮔﺰارشﻫﺎی تحلیلی ﻫﻮﺷﻤﻨﺪ در اﺧﺘﻴﺎر ﻣﺪﻳﺮان ﻗﺮار میدﻫﺪ.
در پاسخ به این سوال که هوش تجاری، هوش سازمانی یا هوش کسب و کار، از چه طریقی بدست میآید و چگونه یک سازمان میتواند به سمت هوشمندی پیش برود تحقیقات و پژوهشهای خوبی صورت گرفته است و ابزارهای بسیار متنوع و مناسبی برای این منظور خلق، توسعه و به سازمانها معرفی شدهاند، اما پرسشی که در این پژوهش مطرح شده است، در خصوص ضرورتهای حرکت به سمت هوشمندی سازمانها، لزوم بکارگیری ابزارهای خلق شده در این راستا و بررسی پیش نیازهای لازم برای بهره برداری از این ابزارها است.
برای بررسی دلایل افزایش نیاز به هوشمندی سازمانها، باید به دنبال پاسخ به این پرسش بود:
هوشمندی چه دستاوردی برای یک سازمان خواهد داشت؟
چه نیازهایی را پاسخ میدهد؟
اگر یک سازمان از هوشمندی بیشتری برخوردار باشد چه مزیتی نسبت به سایر سازمانها بدست میآورد؟
شکل ۱‑۱ هوشمندی سازمانها در گرو پردازش دادههای سازمانهاست (خسروی, ۱۳۹۰)
هوش تجاری از آنجایی که مستقیما با دادهها و اطلاعات سروکار دارد و ویژگی اصلی آن کشف و استخراج و نمایش دانش آشکار و پنهان موجود در این دادهها و اطلاعات ظاهرا قدیمی و زائد است، نیاز به ایجاد بستر و زیرساخت فنی دارد. شکل ۱-۱ زیر ساختی که بتواند دادههای موجود در زیر سیستمهای جزیرهای یک سازمان را که با چهارچوبها و ابزارهای متفاوتی توسعه یافتهاند، تجمیع و یکپارچه کند و زمینه بروز هوشمندی را در سازمان مهیا کند.
پیش از برنامهریزی و حرکت به سمت ایجاد زیر ساختها، نیاز به ارزیابی میزان آمادگی سازمان برای بکار گیری این ابزارها است. متاسفانه بسیاری از شکستهایی که در پروژههای استقرار هوش تجاری در سازمانها مشاهده شده است، به دلیل عدم وجود آمادگی سازمانی برای پذیرش و اعمال تغییرات مورد نیاز در سازمانها است. (ویلیامز و ویلیامز, ۲۰۰۴) حتی در برخی موارد ارزیابی آمادگی سازمان، میتواند منجر به اخذ تصمیماتی گردد که نه تنها باعث تسهیل روند استقرار هوش تجاری در سازمان گردد، بلکه باعث بهبود اثر بخشی آن نیز باشد.
به عنوان مثال حرکت سازمان به سمت استقرار نظام مدیریت دانش یکی از مولفههای آمادگی سازمانها است. به طوری که میتوان گفت استفاده کامل از ابزارهای هوش تجاری، در گرو استقرار مدیریت دانش در سازمانها است و تحقق مدیریت دانش، متضمن هوشمندی سازمانها. (ریچارد و همکاران, ۲۰۰۹)[۱]
یافتن پاسخ برای این پرسشها بدون توجه به ویژگیهای محیط امروز کسب و کار و فشارهای آن بر سازمان ممکن نیست. از دیدگاه پورتر مهمترین فشارهای محیطی بر کسب و کار سازمانها در عصر حاضر عبارتند از :
- خطر ورود رقبای جدید
- قدرت معامله و چانی زنی تامین کنندگان سازمان
- قدرت معامله و چانی زنی مشتریان سازمان
- خطر جایگزینی کالاها و خدمات جدید
- رقابت بین شرکتهای موجود در صنعت
برای مقابله با تهدیدها و فشارهای فوق، سازمانها باید به دنبال استراتژیهایی باشند که ضمن تحقق اهداف سازمانی، یک مزیت رقابتی را برای سازمان به همراه آورند که حاصل این مزیت رقابتی پاسخگویی به این فشارهای محیطی است. پورتر ۱۲ استراتژی را برای ایجاد مزیت رقابتی برای سازمانها پیشنهاد نموده که عبارتند از:
- استراتژی مدیریت و رهبری قیمت
- استراتژی تمایز
- استراتژی تمرکز بر روی یک گروه خاص از مشتریان
- استراتژی رشد تساعدی
- استراتژی اتحاد
- استراتژی نوآوری
- استراتژی اثربخشی عملیاتی
- استراتژی مشتری محوری
- استراتژی زمان
- استراتژی موانع ورود
- استراتژی مقید کردن مشتریان یا تامین کنندگان
- استراتژی افزایش هزینههای رفتن مشتریان یا تامین کنندگان به سمت رقبا
و اجرای این استراتژیها بر اساس مدل زنجیره ارزش پورتر قابل تحلیل است. مدل زنجیره ارزش پورتر دارای این ویژگی است که هم در سازمانهای خصوصی و هم دولتی قابلیت پیاده سازی و اجرا دارد و با تحلیل عملیات یک سازمان، افزایش بازدهی، کارآیی و رقابت پذیری را به ارمغان میآورد.
فناوری اطلاعات ابزارهای بسیار متنوعی را برای اجرای هر یک از استراتژیهای فوق الذکر در اختیار سازمانها قرار میدهد اما نکته حایز اهمیت بحث حساسیت روی دادهها و اطلاعات سازمانها است.
در واقع عاملی که میتواند باعث موفقیت یک سازمان در اجرای استراتژیها و مقابله با فشارهای محیطی و در نهایت دستیابی به اهداف سازمانی شود، توانایی سازمان در گردآوری، ذخیره سازی، طبقه بندی و بهره برداری از دادهها، اطلاعات و دانش سازمان در جهت تحقق اهداف سازمان است.
در محیطی که مهمترین مولفه آن سرعت تغییرات است بدون شک کارسازترین عامل در موفقیت سازمانها چابکی خواهد بود. سازمان چابک یا سازمان ناب سازمانی است که با بهره گیری از نیروی انسانی توانمند و یادگیرنده در محیطی مبتنی بر دانش و با استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات، هوشمند و منعطف باشد.
ضرورت استقرار ابزارهای هوشمندی کسب و کار در سازمانها در عصر دانایی و در جامعه اطلاعاتی از ابعاد مختلف قابل بررسی است، از دیدگاه مدیریت ارشد سازمان، استفاده از ابزارهای هوش تجاری برای تحلیل وضعیت جاری سازمان، تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت، بروز رسانی و کنترل شاخصهای عملکرد، تحلیل رقبا، تجزیه و تحلیل فرصتها و چالشهای سازمان مفید است. از دیدگاه مدیریت اجرایی، هنگام اتخاذ تصمیمات در فضاهای عدم اطمینان و مبهم با پیش بینی و تخمین نتایج اتخاذ تصمیمات، از دیدگاه مدیریت مالی برای رصد کردن و کنترل گزارشهای مالی و شاخصهای عملکردی، از دیدگاه مدیریت زنجیره تامین برای کنترل و بهبود روابط با تامین کنندگان و شرکاء سازمان، از دیدگاه مدیریت ارتباط با مشتریان برای شناسایی، دسته بندی، سیاستگذاری و بهبود ارتباط با مشتریان سازمان و …
با توجه به مطالعات انجام شده در ادبیات موضوع، ضرورتهای استفاده از هوش تجاری در سازمانها را میتوان به صورت زیر دسته بندی کرد: (خسروی, ۱۳۹۰)
مهمترین نیاز یک مدیر، داشتن اطلاعات دقیق برای اتخاذ تصمیم درست است و عوامل زیر در تصمیم گیری استراتژیک یک سازمان مؤثر میباشند:
دسترسی، جمع آوری و پالایش دادهها و اطلاعات مورد نیاز
پردازش، تحلیل و نتیجه گیری بر اساس دانش.
اعمال نتیجه و نظارت بر پیامدهای اجرای آن.
سازمانهایی با مدیریت قدیمی که از هوش سازمانی استفاده نمیکنند در تصمیم گیریها معمولاً با مشکلات مختلفی روبرو هستند از جمله داشتن دادههای حجیم، پیچیدگی تحصیل آنها و عدم توانایی پیگیری فرآیندها و نتایج تصمیمات گرفته شده و لذا تصمیمات اشتباه در این سازمانها نتایج خود را به طور روشن نشان نمیدهد و یا دیرهنگام نشان میدهد این سازمانها نگاهی جامع از وضعیت جاری و آینده خود ندارند.
ضرورت دیگر استفاده از هوش سازمانی، نیاز به مدیریت دانش در سازمانها است. سازمانها نیاز به مدیریت هوشمند اطلاعات خود یعنی مهمترین دارایی سازمان دارند. هوش سازمانی باعث مدیریت بهتر این دادهها میشود. از آنجا که سازمانها نیاز دارند خودشان را با دانش روز تطبیق داده و همواره بروز باشند و خود را بر اساس شرایط مخاطبین، مشتریان، بازار و شرایط جدید خارج از سازمان هماهنگ سازند بحث آموزش مستمر کارکنان و حافظه سازمانی در نگهداری و استفاده از آموزشهای سازمانی بسیار پر اهمیت است و هوش سازمانی به عنوان یک ضرورت در اینجا مطرح میشود و باعث افزایش بهرهوری آموزشی و حفظ دانش سازمان میشود. (کدی و همکاران, ۲۰۰۲)[۲]
ﺗﻌﺎرﯾﻒ ﻣﺘﻌﺪدی ﺑـﺮای ﻫـﻮش ﺗﺠﺎری وﺟﻮد دارد اﻣﺎ ﺗﻌﺮﯾﻒ ﮐﺎرﮔﺎه ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ داﻧﺶ و ﻫﻮش ﺗﺠﺎری (KMBI) [3]در اﯾﻦ زﻣﯿﻨﻪ ارﺟﺢ اﺳﺖ. آنﻫﺎ ﻫـﻮش ﺗﺠــﺎری را ﺑــﻪ ﻋﻨــﻮان ﯾــﮏ ﻣــﺪل ﭘﺎﯾــﻪای ﻓﻌــﺎل و راﻫﮑــﺎر دﺳﺘﯿﺎﺑﯽ ﺑﻪ اﻫﺪاف ﭼﺸﻢاﻧﺪاز، ﺟﻬﺖ ﮐﺸﻒ ﻣﻮارد ﻣﺨﻔـﯽ و ﺗﺼﻤﯿﻢﮔﯿﺮی در اﻧﺪازهﻫﺎی ﺑﺰرگ از دادهﻫﺎی ﮐﺴـﺐ و ﮐـﺎر ﺑﺮای اﻃﻼع رﺳﺎﻧﯽ ﺑﻬﺘﺮ ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﺗﺼﻤﯿﻢﮔﯿـﺮی ﮐﺴـﺐ و ﮐـﺎر ﺗﻌﺮﯾﻒ ﮐﺮدهاﻧﺪ.
ﮔﺮوه ﮔﺎرﺗﻨﺮ در ﮔﺰارش “ﭘﯿﺸﮕﻮﯾﯽ ۲۰۰۴” در ﻣـﻮرد ﻫﻮش ﺗﺠﺎری و اﻧﺒﺎر داده، درﯾﺎﻓﺘﻨﺪ ﮐﻪ:
۱- ﺑﺴﯿﺎری از ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎ در ﺳﺎل ۲۰۰۴ ﺗﻼش ﺧﻮد را ﺑﺮای ﺗﻨﻈﯿﻢ ﮐﺮدن اﺳﺘﺮاﺗﮋیﻫﺎی ﺳﺮﻣﺎﯾﻪﮔﺬاری وﺳﯿﻊ ﻫﻮش ﺗﺠﺎری و اﺟﺮای ﺑﻬﺘﺮﯾﻦ اﻟﮕﻮﻫﺎ ﻣﺘﻤﺮﮐﺰ ﻧﻤﻮدﻧﺪ.
۲- ﺑﺨﺶ ﻃﺮاﺣﯽ و ﻣﻬﺎرتﻫﺎ در ﭘﯿﺎدهﺳﺎزی ﻣﻮﻓﻖ ﻫﻮش ﺗﺠﺎری ﮐﻠﯿﺪ اﺻﻠﯽ ﻣﻮﻓﻘﯿﺖ در ﺑﺴﯿﺎری از ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎ اﺳﺖ.
ﮔﺮوه ﮔﺎرﺗﻨﺮ در “ﮔﺰارش ﺑﺎزار ﻧﺮم اﻓﺰار ﻫﻮش ﺗﺠـﺎری: اروﭘﺎ ۲۰۰۰-۲۰۰۷” ﻧﺸﺎن ﻣﯽدﻫﺪ ﮐﻪ درآﻣﺪ ﻧﺮماﻓﺰارﻫـﺎی ﻫﻮش ﺗﺠﺎری از ۵۷۹ ﻣﯿﻠﯿﻮن دﻻر در ﺳﺎل ۲۰۰۳ ﺑـﻪ ۸۲۳ ﻣﯿﻠﯿﻮن دﻻر در ﺳﺎل ۲۰۰۷ در اروﭘﺎ رﺳﯿﺪه اﺳﺖ.
سوالی که در خصوص هوشمندی سازمان برای مدیران مطرح است این است که آیا سازمان آماده استقرار سیستمهای توانمند ساز، تصمیم یار و هوشمند میباشد یا خیر؟ دلیل اصلی این مشکل، عدم اطلاع کافی آنها از پیش نیازهای استقرار هوش تجاری در سازمانها است. سوالات زیر در این زمینه مطرح است:
- پیاده سازی هوش تجاری در سازمان ما مستلزم وجود چه پیش نیازهایی است؟ چه امکانات و زیر ساختهای فناورانه ای مورد نیاز است؟
- چه میزان دانش و تخصص نیروی انسانی متخصص لازم و کافی خواهد بود؟
- فرهنگ سازمانی متناسب برای استقرار موفق هوش تجاری در سازمان کدام است؟
- با چه ابزارها و تکنیکهایی میتوان میزان آمادگی سازمان را برای استقرار موفق هوش تجاری اندازه گرفت؟
- سیاست و رویکرد اصلی سازمان نسبت به استقرار هوش تجاری باید به چه صورت باشد؟
- در صورتی که سازمان شرایط لازم برای استقرار موفق سیستمهای هوش تجاری را ندارد، چه تصمیماتی برای بهبود شرایط باید اتخاذ شود؟
اگر بتوانیم پاسخی برای پرسشهای فوق بیابیم مدیر میتواند تصمیات درستتر و منطقیتری اتخاذ کنند و به این ترتیب ضریب شکست پروژههای استقرار هوش تجاری در سازمانها پایین خواهد آمد.
[۱] Richard T. Herschel and Nary E. Jones
[۲] W F Cody; J T, Kerulen; V Krishna; W S Spangle
[۳] Knowledg Management Business Intelligence
info@nazmaranco.com
