چرا شرکت‌ها به هوش تجاری نیاز دارند؟

در دهه‌های گذشته، شرکت‌ها هزینه‌های بسیاری برای پیاده سازی سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، سامانه‌های ارتباط با مشتری (CRM) و ابزارهای تجمیع داده‌ها (Data Warehousing) متحمل شده‌اند. این کار حجم عظیمی از داده‌ها را در پایگاه‌های داده آن‌ها محصور کرده است. اکنون صاحبان کسب و کار با اعمال فشار به واحد فناوری اطلاعات (IT) از آن‌ها می‌خواهند که این اطلاعات را از بند آن سیستم‌ها رها سازند تا برای مدیران قابل استفاده باشد.

ما به اطلاعات نیاز داریم، ولی هرچه داریم داده خام است

این سخن مدیرانی است که اغلب از این وضعیت شکایت می‌کنند. اگر فناوری اطلاعات یک کار را درست انجام داده باشد، آن امکان جمع آوری تمام داده‌های موجود و قابل تصور است. از داده‌های نوشته شده روی کاغذ یا تایپ شده در کامپیوتر گرفته تا تصاویر و امضاها و … ما امروزه حتی صدا و تصویر را هم ضبط و آرشیو می‌کنیم.

زمانی مدیر یک شرکت بین المللی به من گفت:

    “داده‌ها دارند از چشم و گوش من بیرون می‌زنند. من نمی‌دونم چطور از آن‌ها بهره برداری کنم.”

راهکارهای مقطعی سال‌هاست که وجود دارند، من واژه “مقطعی” را به کار می‌برم چون این راه‌کارها فقط بخشی از مشکل را در یک مقطع زمانی حل می‌کنند و فروشندگان این محصولات برچسب ابزار هوش تجاری (BI Tools) روی آن زده‌اند.

ویکی پدیا هوش تجاری را به مجموعه نرم افزارها و فناوری‌هایی اطلاق می‌کند که برای جمع آوری، دسترسی و تحلیل داده‌ها و اطلاعات عملیاتی سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند.

هدف ابزارهای هوش تجاری این است که هر کسی در حوزه اطلاعات خود بتواند تصمیمات بهتری اتخاذ کند. ولی متاسفانه مشکلاتی در مورد ابزارهای هوش تجاری سنتی وجود دارد.

هوش تجاری در ارتباط تنگاتنگ با گزارش گیری است؛ و معمولا افراد معدودی در سازمان هستند که توانایی و دسترسی ساخت گزارش‌ها را دارند. این افراد بعضا از این “قدرت کنترل” برای تثبیت جایگاه خود و یا سوء استفاده از دیگران استفاده می‌کنند. از آن مهم‌تر، تخصص‌های این چنینی اگرچه تضمین و امنیت شغلی برای آن افراد ایجاد می‌کند؛ ولی کل سازمان را دچار نارضایتی از ابزارهای خریداری شده می‌کند و این باعث می‌شود که از آن فاصله بگیرند و دیگر روی آن سرمایه گذاری نکنند.

شکست ابزارهای هوش تجاری بر پایه دو چیز استوار است: یکی این که بخش‌های مختلف کسب و کار بین نیازهای خود و ابزارها، رابطه درستی برقرار نمی‌کنند، دیگری این که بخش فناوری اطلاعات، سوالات صحیح را از آن‌ها نمی‌پرسد.

وی.آر. سریوستان، معاون جنوب آسیا در شرکت Business Objects می‌گوید:

    “نسل‌های قبلی هوش تجاری ارزش مدیریت و تحلیل مفهومی از سرمایه اطلاعاتی هر سازمان را درک نکرده بودند. ولی این نقص هم در بعد تکنولوژی هم بعد کسب و کار در حال برطرف شدن است. بلوغ این دو بعد منجر به تبدیل هوش تجاری به یک فرآیند کلیدی در کسب و کارهای امروزی شده است.”

آرزوهای ما در هوش تجاری:

سوگانتی شیوکومار (Suganthi Shivkumar) معتقد است که مدیران کسب و کار ابزاری می‌خواهند که اشراف آن‌ها را نسبت به طبیعت پویای بازار جهانی افزایش داده و به مدیران در شناسایی نقاط سودآوری کمک کند. آن‌ها از IT انتظار دارند که اطلاعاتی را که در تله سیستم‌های عملیاتی موجود در سازمان قفل شده‌اند، رها کند.

    “امروزه نهادهای نظارتی و جو کسب و کار بسیار بی رحمانه عمل می‌کنند، به طوری که هرگونه انحراف از انتظار یا مغایرت مالی ممکن است به عنوان تخلف یا سوء مدیریت تعبیر شود. این مساله شرکت‌ها را مجبور کرده که دقت بسیار زیادی در برنامه ریزی و فرآیندهای گزارش دهی به کار ببرند. ایجاد گزارش‌های دقیق و مطمئن از فاکتورهای بسیار مهم انتخاب نوع ابزار هوش تجاری به شمار می‌رود.”

داشتن یک نسخه واحد از واقعیت نیز به همان اندازه مهم است. در نهایت همه سازمان‌ها می‌خواهند تصویر واضحی از عملکرد خود داشته باشند. این تصویر شامل پیش بینی دقیق تقاضا، درآمد و هزینه‌ها جهت استقرار بهینه منابع و سرمایه گذاری روی فرصت‌ها خواهد بود.

ظهور هوش تجاری به عنوان یک ابتکار استراتژیک در لیست اولویت‌های سرمایه گذاری شرکت‌ها قرار گرفته است، اما به دلیل تنوع و بعضا اختلاف در اهداف میانی سازمان (اهداف دپارتمان‌های مختلف)، ممکن است به سادگی اهداف کلان سازمان از دید خارج شده و به سمت اجرای ابزارهای هوش تجاری (معمولا با خریداری ابزارهای آماده از شرکت‌ها) برای رفع آن نیازهای میانی حرکت کنیم. نتیجه خالص این استراتژی، گسترش سیستم‌های نابرابر و ناهمخوان است که نه تنها با یکدیگر خوب ارتباط برقرار نمی‌کنند، بلکه مسائل را پیچیده تر نیز می‌کنند.

خبر خوب این است که با وجود ابزارهای هوش تجاری نه چندان کارآمد گذشته، مدیران و صاحبان کسب و کار هنوز معتقدند هوش تجاری نقش بسیار مهمی در بازار رقابتی امروز ایفا می‌کند. فشار رقابتی بازار جهانی، ادغام کننده‌ها و شرکت‌هایی که شرکت‌های کوچک‌تر را جذب می‌کنند، باعث می‌شوند تا شرکت‌ها دائما در حال تغییر ساختار و پیدا کردن روش‌های جدید سودآوری باشند. صاحبان کسب و کار نیاز به دیدگاهی عمیق دارند تا به آن‌ها برای هدایت کسب و کار در این فضای آشفته کمک کند.

امروزه دیگر ساخت گزارش در زمان تعیین شده به تنهایی کافی نیست. بلکه دقت و یکپارچگی گزارش‌ها از اهمیت فوق العاده‌ای نسبت به گذشته برخوردار شده است.
چه کسی مسئول این تغییرات و کاستی‌هاست؟

پاسخ در حالت کلی ساده است: تغییر در نحوه انجام کارها

قبلا گفته شد که هوش تجاری به عنوان یک ابتکار استراتژیک ظهور کرده و اولیت سرمایه گذاری صاحبان کسب و کار است، اما به دلیل تنوع اهداف میانی سازمان با چالش‌هایی مواجه هستند. تجربه گذشته نشان می‌دهد که فناوری اطلاعات تلاش می‌کند تا ابزارها و سیستم‌ها را برای کل سازمان استاندارد و یکپارچه نماید. امروزه همه کاربران کسب و کار، نه فقط مدیران، اطلاعات مورد نیازشان را در لحظه می‌خواهند و دیگر منتظر واحد فناوری اطلاعات نمی‌مانند تا اطلاعات را به آن‌ها ارائه کند. همچنین نیاز به ابزارهای انعطاف پذیر و ساده دارند که به نرم افزارهای روزمره آن‌ها (مانند Microsoft Office) شبیه باشد. به علاوه می‌خواهند که یکپارچگی اطلاعات حفظ شود. کاربران کسب و کار به راه‌کارها و ابزارهایی نیاز دارند که نه تنها ارائه اطلاعات می‌کنند، بلکه مدیریت و تولید برخی اطلاعات را نیز انجام می‌دهند و این کار را با تجمیع و مرتبط نمودن اطلاعات سیستم‌های مختلف موجود انجام می‌دهند. یعنی می‌خواهند اطلاعات عملیاتی کسب و کار را به اطلاعات مالی آن وصل نموده و چشم انداز جدیدی نسبت به کسب و کار ایجاد کنند.

ریسک شکست BI را به حداقل برسانید

پیتر دراکر (Peter Drucker) نویسنده و متخصص مدیریت کسب و کار می‌گوید:

    “هیچ چیزی بدتر از این نیست که یک کار اشتباه را به خوبی انجام دهید.”

چرا باید BI شکست بخورد؟ چرا طراحی و پیاده سازی BI بر اساس نیاز پرسنل دپارتمان‌های مختلف اشتباه است، چرا باید BI بر اساس نیاز و اهداف کلان سازمان طراحی و پیاده شود؟

چون معمولا پرسنل برنامه ریزی‌های شرکت را نمی‌فهمند یا از عمکرد آن دید واضحی ندارند. به این دلیل که نمی‌شود روی پرسنل برای آن بخش از استراتژی که مربوط به آن‌ها است حساب کرد، یا به اطلاعاتی که ارائه می‌دهند استناد نمود و تصمیمات مفید اتخاذ کرد.

یکی از بزرگ‌ترین راه‌های شکست هوش تجاری، نحوه پیاده سازی آن در سازمان است. شروع پیاده سازی BI در یک دپارتمان خاص از سازمان باعث می‌شود سطح هوش تجاری در سطح آن دپارتمان تعریف شود. نتیجه پیاده سازی ابزارهایی است که فقط نیازهای آن بخش از سازمان را مرتفع می‌کند. متاسفانه عدم یکپارچگی این ابزارها در کل سازمان موجب می‌شود که تاثیرگذاری آن محدود و بعضا در جهتی غیر از اهداف کلان سازمان باشد.

آیا اخیرا راهنمای یک ابزار هوش تجاری را مطالعه نموده‌اید، آن‌ها اکثرا برای کاربر ساده ساخته نشده‌اند، آن‌ها برای کاربران حرفه‌ای ساخته شده‌اند که در نقش نگهبان و دروازه اطلاعات حضور خواهند داشت. نتیجه داشتن ابزاری است که وسعت کاربران بسیار کمی دارد و این یعنی شکست.

ابزارهای هوش تجاری نباید محدود به کسانی باشد که از مهارت‌های فنی خاصی برخوردار هستند، برای بهینه کردن بازدهی هوش تجاری، همه پرسنل سازمان باید بتوانند به اطلاعات مربوط به خود به سادگی و به سرعت دسترسی پیدا کنند و بر اساس آن در حوزه عملکرد خود تصمیم گیری نمایند.

هوش تجاری دیگر فقط گزارش گیری نیست، بلکه محتوای درون گزارش است. همانطور که عملکرد کسب و کارها دائما در حال تغییر است، ابزارهای هوش تجاری نیز باید از “گزارش محور” به “اطلاعات محور” تکامل پیدا کنند تا بتوانند چیزی ارائه کنند که با ایجاد دید عمیق در مدیران نسبت به کسب و کار خود، عملکرد بهتری داشته باشند.

بنابراین همه سازمان باید احساس کنند که هوش تجاری بازدهی را بهینه می‌کند. به وسیله هوش تجاری شما با گذشته، حال و آینده ارتباط برقرار می‌کنید و به شما نگرش عمیقی از کسب و کارتان می‌دهد که منجر به ایجاد مزیت‌های رقابتی واقعی در کسب و کار شما می‌شود.

تنها راه موفقیت هوش تجاری تمرکز روی تصویر کلی سازمان است. مدیریت، تولید و ارائه یکپارچه اطلاعات و امکان آنالیز و هدف گذاری مجدد برای کاربران. فقط در این حالت می‌توان برای کل سازمان یک استاندارد تعریف و استفاده نمود.

آینده هوش تجاری

روند حرکت نرم افزارها نشان می‌دهد که نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) و هوش تجاری از اهمیت بالایی برخوردار خواهند بود. به علاوه، اضافه کردن جستجو و تعامل با دنیای وب امکاناتی جدیدی هستند که تولیدکنندگان نرم افزار نام آن را هوش تجاری ۲ نهاده‌اند.

به عنوان نمونه در شهرهای سروستان، در اتاق های اورژانس پزشکان می‌توانند از طریق ابزارهای هوش تجاری به اطلاعاتی راجع به تعداد مسمویت‌های غذایی در ۲۴ ساعت گذشته، موقعیت مسمومیت و علل اصلی آن دست پیدا کنند. دسترسی آنلاین به اطلاعات مطمئن می‌تواند به سیستم درمانی کمک کند تا از شیوع این گونه بیماری‌ها جلوگیری کنند.

شرکت‌ها نیز به دنبال ابزارهای همه جانبه مانند ابزارهای پیام رسانی که در کنار داشبوردهای فروش برای بحث در مورد علل فروش کم شرکت نسبت به اهداف قرار داده شده‌اند تا سرعت پیشروی و طی مراحل بعدی کار را تسهیل نمایند.

تصور کنید می‌توانید از ابزارهای هوش تجاری برای داده‌های آینده استفاده نمایید. این در واقع چیزی است که مدیران کسب و کار می‌خواهند. توانایی آنالیز داده‌ها و اجرای “اگر…آن وقت” یا “What if” روی داده‌های آنلاین یا آینده. بدون این که منتظر گذشت پریودهای زمانی مختلف باشند. این یعنی تصمیم گیری در زمان مناسب، در زمینه درست و در جایگاه ایده آل.

توصیه نهایی

آندریاس بیترر، معاون تحقیقاتی موسسه گارتنر معتقد است که هوش تجاری باید یک فرآیند دائمی و همیشگی باشد تا مفید واقع شود. پس به آن به عنوان یک پروژه نگاه نکنید.

تعداد کمی از سازمان‌ها استراتژی جامعی برای هوش تجاری دارند یا استانداردهای هوش تجاری را درست تعریف کرده‌اند. شرکت‌هایی که از تکنولوژی‌های هوش تجاری نابرابر یا ناهمخوان استفاده می‌کنند، با عواقب آن درگیر هستند. عواقبی چون هزینه‌های بالای پیاده سازی، نگهداری و آموزش، عدم یکپارچگی اطلاعات و پرسنل ناامید که در زمان مناسب به پاسخ سوالات خود نمی‌رسند.

با کاهش تعداد ابزارهای هوش تجاری، شرکت‌ها می‌توانند در هزینه‌ها صرفه جویی کنند، داده‌های کسب و کار خود را کنترل کرده و به آن اعتماد کنند. همچنین اطلاعات مورد نیاز پرسنل را در اختیار آن‌ها قرار دهند.