از یک مثال ساده شروع می‌کنیم. کسی در یک شرکت می‌تواند کارش را بهتر انجام دهد که تصمیم گیری‌هایش بر مبنای اطلاعات واقعی باشد و نه بر مبنای بهترین حدسیات و یا بر اساس این که چگونه در گذشته آن کار را انجام داده است. چه اتفاقی رخ می‌داد اگر هر آنچه را که فروشندگان ERP، و نرم افزارهای کسب و کار و سایر سیستم‌ها و اکنون هوش کسب و کار به شما وعده می‌دادند در سازمان خود می‌داشتید؟ یعنی وعده دسترسی فوری به همه داده‌های موجود در شرکت و سازمان شما با داشبوردهای دیجیتالی و شاخص‌های عملکرد کلیدی مورد نیاز تا سازمان خود را اداره کنید.
چه اتفاقی رخ می‌داد اگر می‌توانستید با بینهایت کاوش در اجزا در داده‌های موجود و از منظرهای متفاوت (Slice&Dice)، بدون این که لازم باشد بدانید از چه سیستمی تا سطح Transaction (تراکنش‌ها)، این داده‌ها می‌آیند کارتان را بهتر انجام می‌دادید؟
کلیک ویو یکی از نرم افزارهای هوش تجاری است که به شرکت‌ها در سراسر جهان کمک می‌کند تا از طریق گزارش گیری و تحلیل داده‌ها، عملکرد اثر بخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینه‌های اجرایی زیاد، بدست آورند.
ERP، CRM و سایر انواع سیستم‌ها و نرم افزارها، عوامل حیاتی برای اداره سازمان‌ها و شرکت‌ها هستند. متأسفانه هنگامی که این سیستم‌ها تراکنش‌ها و تعاملات داده‌ها را خوب اجرا می‌کنند، در برابر گزارشگیری، تحلیل و دسترسی به داده‌ها کم می‌آورند، بهبود و قابلیت‌های تحلیل و گزارشگیری شرکت‌ها جزء اولویت‌های مدیران ارشد مالی (CFO) در سال ۲۰۰۵ قرار گرفت.
نقاط ضعف در گزارشگیری سیستم‌ها و تحلیل اطلاعات، بازار چند میلیون دلاری را برای نرم افزارهای هوش کسب و کار ایجاد کرده است. هوش تجاری وعده بزرگ و عجیبی را به رهبران شرکت‌ها می‌دهد – دسترسی فوری به همه اطلاعاتی که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید – نه تنها افراد و کارمندان نه فقط سازمان IT بلکه همه مدیران و تصمیم گیران، می‌توانند از آن استفاده کنند.
چرا هوش تجاری (Business Intelligence)؟
امروزه با اطمینان کامل می‌توان ادعا کرد که استفاده از راه حل هوش تجاری (BI) می‌تواند قدرت رقابت پذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمان‌ها متمایز نماید. این راه حل این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهره برداری نمایند. این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندی‌های مشتریان و مدیریت ارتباط با آنان را میسر می‌سازد. این راه حل این امکان را به سازمان می‌دهد تا بتوانند تغییرات مثبت یا منفی را مانیتور کنند. امروز سازمان‌های پیشتاز صحبت از ERP و CRM و … نمی‌کنند، رویکرد سازمان‌ها به سمت هوش تجاری (BI) است. آن‌ها به دنبال بهینه سازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعه های وابسته به خود می‌باشند. امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایه گذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.
در یک دهه گذشته بسیاری از سازمان‌ها سرمایه گذاری‌های بسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از سخت افزار و نرم افزار کرده‌اند. در اقتصاد امروزه که هزینه‌ها باید کاهش یابد، سازمان‌ها و شرکت‌ها از خود می‌پرسند، “چه مقدار تاکنون برای تکنولوژی سرمایه گذاری کرده‌ایم؟” و این که “از این سرمایه گذاری چه سودی برده‌ایم؟”. امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایه گذاری در هوش تجاری (BI) در حال افزایش است. تحقیقات فارستر در سال ۲۰۰۳ از ۸۷۷ سازمان (کوچک و بزرگ) و تصمیم گیرندگان در حوزه IT نشان می‌دهد که از رشد سرمایه گذاری ۹/۱% در زمینه IT برخوردارند ولی ۴۵% آنان نیاز به خرید ابزارهای هوش تجاری (BI) را دریافتند و برای آن اقدام می‌کنند. چرا؟
دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمان‌ها به هوش تجاری (BI) علاقمند شده‌اند. اول عصر اطلاعات دوم مسائل اقتصادی.
در عصر اطلاعات، کسی که اطلاعات دارد، دارای قدرت است. هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز می‌شود. سازمان‌ها و شرکت‌ها، امروزه با سرعت اطلاعات حرکت و تغییر می‌کنند. اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه سازمان‌ها است.
دلیل دیگر استفاده از هوش تجاری (BI) اقتصاد است. بقای سازمان‌ها و شرکت‌ها در طوفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده تمرکز شده است.
کاهش هزینه‌ها – افزایش در آمدها
در سازمانی که هوش تجاری (BI) بکار گرفته می‌شود، مدیران می‌توانند اطلاعات هزینه‌ها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینه‌ها چه هستند و تصمیم‌هایی برای کاهش و حذف آن‌ها بگیرند. تغییرات آینده را پیش بینی کنند و برای مسائل خود راه حلی داشته باشند. به منظور افزایش درآمد، شرکت‌ها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند. حفظ مشتریان اغلب کاری بسیار پسندیده است. اما باید بدانیم که کدام مشتری سود بیشتری عاید می‌کند. معمولاً ۲۰% مشتریان ۸۰% سود شرکت را تامین می‌کنند. شرکت‌ها باید ابتدا مشتریانی که سود بیشتری را عاید می‌سازند، حفظ نماید. هوش تجاری (BI) کاربرد بسیاری در این بخش نیز دارد.
گام بعدی تجزیه و تحلیل رفتارهای بازار، فروش و مشتریان پر سود ده هستند. این دانش به مدیران کمک می‌کنند تا چگونه مشتریان خود را مدیریت نمایند. برای جلب نظر مشتریان ممکن است پارامترهای کانال‌های هزینه‌ای، فروش به مشتریان عمده و یا تغییر در حاشیه سود و … مد نظر قرار گیرد. نکته مهم این است که رفتارها با مشتریان یکسان نیست و هر مشتری یا گروهی ازمشتریان روابط خاص خود را خواهد داشت.
سرانجام، این که علاوه بر مشخصه‌های اطلاعاتی فوق سایر اطلاعات مدیریتی برای تصمیم گیری در سازمان‌ها نیز وجود دارد که نیاز به تحلیل برای تصمیم گیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه ماموریت اصلی سازمان و یا شرکت، اطلاعات منابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و … هوش تجاری (BI) راه حلی برای بکارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران می‌باشد که آگاهانه تصمیم گیری نمایند و تصمیم آنان بر مبنای واقعیات و درک آگاهانه آنان از تغییرات فعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد.
هوش تجاری (BI) چیست؟
هوش کسب و کار (BI) یعنی “داشتن دانشی فراگیر از همه عوامی که بر سازمان موثر است.”
داشتن دانش عمیق نسبت به همه عوامل مثل: مشتریان (جامعه هدف و مخاطبین، ارباب رجوع و …) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و …) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان می‌گذارد هوش کسب و کار است. هوش سازمانی شما را برای تصمیم گیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکت‌ها توانمند می‌سازد.
فرآیند هوش کسب و کار در سازمان‌ها و شرکت‌ها
فرآیند هوش کسب و کار در سازمان‌ها و شرکت‌ها یک فرآیند پویا و تعاملی است. این فرآیند با یک سئوال شروع می‌گردد و پاسخ‌های سئوالات در یک حلقه تکرار فراهم می‌شود. این پاسخ‌ها امکان تصمیم گیری برای مدیران را فراهم می‌کند. به شکل زیر توجه گردد. شرح هر یک از مراحل مختصراً در ادامه توضیح داده شده است.
برنامه ریزی و هدایت
مرحله برنامه ریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیند هوش کسب و کار عمل می‌کند. در شروع متعاقب درخواست‌های مدیران تصمیم گیر و سئوالات از سیستم با فرمول کردن سئوالات، برنامه ریزی برای پاسخ به سئوالات شروع خواهد شد.
مرحله اخذ اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی
در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاه‌های اطلاعاتی (منابع اطلاعاتی) جمع آوری خواهند شد. داده‌های جمع آوری شده از داده‌های خام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفاده کننده اضافه نخواهند کرد. این داده‌ها می‌بایست پردازش و پالایش نیز بشوند.
پردازش اطلاعات
در این مرحله داده‌های جمع آوری شده مجتمع خواهند شد، روابط بین آن‌ها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفاده خواهند گردید. این مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبدیل اطلاعات و بارگذاری اطلاعات (Load) می‌شود.
آنالیز و تولید اطلاعات
در این مرحله با استفاده از تکنیک‌های پیشرفته از داده‌های مجتمع شده، هوشمندی ایجاد می‌گردد. سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانه‌ای به سئوالات مدیران خواهد داد. این پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر می‌گردد و امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد شد.
مطالب مرتبط :
– تحلیل نقش هوش تجاری به عنوان ابزار مدیریت دانش در تصمیم گیری های سازمانی
